第十章 写文表达自我,培训系统再打磨

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  一佳接完电话后,扫视一遍公共办公区域,搜寻着尔雅是否还在办公间,只见她和财务人员正在说话,于是,他走回了自己的办公位,坐下敲了两下键盘,电脑屏幕立时亮起,输入密码后,看到在领英上就某些话题的讨论只打了开头寥寥几个字,用手抵着下颚,想了一会后,接着写道:

《工作中的细节问题》

职场会产生各种合同,协议,协约,报告等等书面形式,一般来说,书面的比口头的更有约束力,毕竟口说无凭。但口述如果以录音或录像的形式保存下来,也和书面材料等同效力。

为什么会这么多的书面东西存在呢?原因可大致归为:

1.记录条款和事件,约束人的行为,厘清所有相关方的权力,责任和义务。

2.保存和追溯,人的记忆会随着时间增长而退化,如果发生过的事情或者计划的事情不以文字、图片、影像等形式保存下来的话,那么,任何人都不可能在不同时间点回述同一事件时能够做到陈述的一模一样。比如,最常见的是警方录口供,同一人对同一事件或案件的口供就会存在前后不一致。而这种不一致能被发现,依托于前后口供记录的对比。。。

只见笔记本电脑屏幕上,飞速地出现文字,光标从左向右快速地移动过去,一字字,一行行,一个段落紧接着另一个段落,一佳写得越来越顺手,越来越有感觉,文字就这么酣畅淋漓地展现在了屏幕上,白底黑字,可以如此自由地表达自我,就像练一套功夫一般,心情欢快。

一佳洋洋洒洒几千字打完后,逐一按下发布,网文发布完后,看看电脑上时钟下午五点四十三分,想着要早点回家,于是将电脑设置为睡眠,拿起红色塑料袋,立身将办公椅归置到桌边,又扭头看了看窗外的天色,幕色已经拉下,抄起桌上的钥匙,径直朝自己的小摩托走去,尽量赶在天黑严实以前,把家人交待要买的指定火锅汤底料带回家。想着清冷的晚上吃火锅,脚下不自觉地加快了步子。

路上下班的人潮拥挤,一佳骑着小摩托赶到常去的那家超市买火锅底料。这家超市物美价廉,品类齐全,主要顾客就是工薪阶级。购物能积分,积分达到一定数额还能免费兑换小礼品,比如纸巾、厕纸、沐浴露、食用油、米面什么的,都是小小的一份,就像俄罗斯套娃里最小只那个大小。这一层层地拿出套娃,就好比每天到这个超市来消费,消费额累积到了一定数量,就给老顾客来个小惊喜。

一佳径直来到调味料货架前,眼睛上下左右地扫视着货架上的商品标签,嘴里念叨着“清汤、浓汤”,双手伸向货架挑挑选选,拿起一款骨头浓汤底料,上面文字写道“底料浓香,营养成份高”,鱼汤底料写着滋补作用;仔鸡汤底料写着清淡、色香、不易上火等。

一佳正在挑选底料,不料口袋里的手机响了起来,又是猪八戒背媳妇来了,便赶紧从兜里摸出手机,在屏幕上滑动到绿色圆形按纽上,一只手把手机放到耳边,用肩膀夹着回话,另一只手继续选商品,道:

“喂!妈,正在买着呢。你不要老催我,行不行?”

电话那头传来不耐烦地声音,问:“你不看看现在几点了?怎么还没不回来?”

一佳道:“下班路上人多,再加上今天我比平时晚了一点下。行了,行了,我马上就买好东西了。”忽然又一想,老妈交代要买的那款底料好像没有找到,就又道:“你说的那个什么鸽子汤底料,我找了好半天了,也没有找到,妈,你是不是记错了这里有得卖啊?”

“别胡说,我又不是七老八十的老太太,记忆力不行,如果没有那款卖,那就换个别的嘛!”一佳母亲道。

一佳在手里挑来挑去,道:“换个什么?”

母亲问:“那里有哪些?有没有鱼汤底?”

一佳边听着电话,边小声嘀咕“鱼汤底、鱼汤底”,手还一边在调料区里翻找,不一会儿就找到了鱼汤底,连忙答:“有、有、有,那就这款了。”

母亲说:“买完后就赶紧回来。今天准备吃火锅的蔬菜、肉类、丸子,我老早就洗好,切好了,放久了怕是要坏了,变得不新鲜了。”

一佳道:“好好好,我马上就回去了。先不说了。”通话结束。

一佳买好了东西,走出人潮涌动的超市,将红色塑料袋放到摩托车上,戴好头盔后便骑上车回家。

在一个红绿灯路口等待通行时,隔着两个车道,一佳一抬眼似乎瞧见了公司同事龚想的雷克萨斯IS轿车,外观设计充满动感、精致和高端感,烟灰色的车身夹在白色、黑色、银色的车流中非常显眼突出。

透过轿车的前挡风玻璃,好像是赵思思坐在了副驾驶座上。由于距离实在有点远,视力看不清楚,一佳只能通过大致的轮廓来猜测是她。

夕阳西下的金色光芒透过车窗洒了进来,路旁的行人匆匆而过,街道上车水马龙。

龚想手握着车子方向盘,专注地看着前方,赵思思坐在副驾驶座上,看着手中的平板,道:

“对了,关于下周会议的培训系统方案,我最近在做些调整。主要是想探讨一下共享服务中心那块的技术和流程实施问题,想听听你有什么建议。”

龚想有点晃神,道:“嗯,关于技术部分,你是想在流程中增加自动化的环节,还是只是优化现有的手动操作?”

思思想了一下,道:“主要是优化现有操作,虽然有一些自动化系统,但目前的整合度不高。比如说,服务请求的流转和反馈环节,总有些滞后,影响了效率。我想重点讨论一下这些方面。”

“我明白了。自动化方面的确能提高效率,不过问题是在共享服务中心,流程复杂,跨部门的沟通也很频繁。如果自动化不够灵活,反而可能引起更多问题。你考虑过为每个部门设置独立的流程监控和优化机制吗?这样可以更好地解决瓶颈。”龚想随手拿起放在车上的矿泉水瓶,喝了两口,答道。

思思笑了,望着龚想,道:“这倒是个好提议。原本我们在流程设计上是按部门划分的,但没考虑到跨部门协作时的灵活性。那你觉得在技术平台上,是否需要增加更多的自定义功能,让各部门可以根据自身需求进行适当调整?”

龚想放下矿泉水瓶道:“嗯,增加自定义功能是一个方向。但要注意的是,太多的自定义会导致系统变得过于复杂,维护起来可能会变得很麻烦。你可以考虑给各部门设定一些基础模板,然后根据需要再做小范围的调整,这样既保证了灵活性,又不会让系统过于繁琐。”

思思眼神向右瞄了两下,手里拿着平板,道:“你说的对,保持模板的统一性确实能降低后期维护成本。我也在想,是否可以通过设置一些数据监控来及时发现流程中的瓶颈,这样一来,调整就能更加精准和高效。”

龚想双手又回到了方向盘上,手指在方向盘上弹钢琴,思索了一会,点头道:“对,实时监控数据非常重要。你可以考虑加入一些自动化的反馈机制,类似于“预警系统“,当某个环节的时间过长或者流程卡住时,系统会自动提醒。这能有效帮助团队及时发现问题,避免拖延。”

思思一听,忽觉眼前一亮,道:“这个想法不错!预警系统确实能提高整体的反应速度。那关于流程优化,你觉得是应该首先从哪些关键环节入手呢?比如是客户支持,还是内部的流程协作?”

龚想接着道:“如果从效率角度看,应该先优化内部协作流程,尤其是跨部门的流程。很多时候,内部信息不对称和沟通不畅是造成延误的主要原因。而在客户支持环节,虽然重要,但相对来说可以先做些基础性优化,再逐步推进。”

思思低头,一边快速地在平板上记下几条笔记,一边轻快地说道:“说得对,跨部门协作是一个痛点,优化这个环节应该能大大提升整体效率。你的建议真不错,谢谢啦!下周的会议时,我再详细和大家讨论这些内容。”

龚想嘴角上扬,笑了一笑,答:“没问题,期待看到你的方案。我觉得这个方向很有潜力。”

十字路口上高高悬挂的红灯熄灭,绿灯亮起,车流开始移动。

一佳一踩油门启动进而加速,嗖地一声,摩托便朝道路前方冲去。随着车速的提升,清爽中夹着一星半点寒意的风迎面扑来,一佳听着头盔下的风声、耳边的呼啸声,脚边的加速节奏,全身充满了兴奋和动力。

骑摩托车对于一佳来说,是一种高度参与、充满自由感的体验。他不仅感受到了速度与风的刺激,通过身体与摩托车的互动,仿佛建立了一种与道路环境的亲密连接。一佳知道,这种体验虽然充满乐趣,但也需要谨慎对待安全问题,在享受骑行的同时,也要保持警觉和冷静。

雷克萨斯IS轿车则朝左拐,驶入了一条三车道,扬长而去。